Dificuldades e problemas iniciais da Comunicação Interna

Um dos problemas inicias para a boa Gestão da Comunicação Interna é que o termo comunicação é empregado como se toda informação colocada diante dos funcionários tivesse sido aceita e compreendida por eles, o que nem sempre é verdadeiro. A boa comunicação deve contemplar não apenas o envio da informação ao público, mas também a compreensão do que foi exposto e se o conteúdo foi aceito ou rejeitado, apenas assim podemos afirmar que está sendo desenvolvida a comunicação na organização, com o círculo virtuoso.

O gestor também deve estar ciente de que há uma diversidade de material que “comunica” que não as mídias tradicionais e planejadas, como: fatos relativos a situações recorrentes, problemas ou progressos na direção das metas; idéias, sugestões e experiências; conhecimento relativo a valores, ações e políticas da empresa; lealdades e hostilidades; clima ou ambiente emocional, etc. A comunicação não pode ser pensada apenas dentro do escopo tradicional do boletim, jornais e revistas, mas em todo o ambiente organizacional que ela permeia e no qual se desenvolve formal ou informalmente.

Contextualizando um dos exemplos, se um gestor é considerado exigente de forma exagerada, pelos seus subordinados, gerando hostilidade, isso pode gerar resistência à comunicação, criando barreiras para a o fluxo ascendente.  A hostilidade, o medo e a desconfiança, reduzem o fluxo e aceitação de informações relevantes, também podendo gerar distorções e ruídos na comunicação em todos seus fluxos: ascendente, descendente, horizontal ou diagonal. A suspeita diminui o volume de informações compartilhadas, mantendo funcionários das mais variadas hierarquias em posição de “defesa” perante os demais.

Imagem: Social Network. Istockphoto.com

Assim, após a compreensão da diversidade e do que deve ser a comunicação o primeiro passo a ser tomado pelo gestor deve ser o estabelecimento da confiança. Apenas com confiança recíproca a comunicação pode se desenvolver eficientemente dentro da organização, mantendo todos os canais e fluxos abertos para o diálogo entre as partes, além de contribuir para a aceitação e compreensão da mensagem.

Referência Bibliográfica: Novos padrões de administração. LIKERT, Rensis.

Comunicação interna e a Cultura Organizacional.

Sabemos que as trocas de informações dentro das organizações devem ocorrer de forma eficiente, em todos os meios hierarquicos, para que o diálogo seja entendido da mesma maneira entre todas as partes. É importante ressaltar que quando essas trocas não acontecem da maneira que se pretende, ou quando não há abertura para a troca de ideias, muitos problemas podem surgir.

Ao falarmos em comunicação interna nas organizações como um instrumento estratégico para o bom relacionamento entre pessoas que contribui em diversos aspectos positivos que resultam na produtividade e lucratividade da organização, não podemos deixar de lado a importância da cultura organizacional e valores que devem estar claros em todo o âmbito interno.
Pode-se dizer, portanto, que o processo da comunicação interna está ligado á cultura da empresa, aos seus valores e ao comportamento das suas lideranças e às crenças dos seus colaboradores. O que acontece, é que muitas organizações não gastam tempo definindo seus valores, ou simplesmente não acreditam neles. Afinal, não basta apenas definí-los, mas também atrair pessoas que estejam em sintonia com eles. Quando não há identificação entre a empresa e funcionário, o trabalho não é prazeroso e, por consequência, não é produtivo como deveria.
Os colaboradores que compreendem a cultura organizacional de onde trabalham, sua base, sua essência, podem ter maior capacidade de sobrevivência na empresa, podendo, também, prever certos comportamentos de outros colegas no trabalho. Enquanto muitos colaboradores são demitidos por comportamento, e não por falta de conhecimento – atitudes que não estão de acordo com a cultura e valores adotados pela organização.
Deste modo, é importante que no processo da gestão da comunicação interna, a cultura e valores das organizações sejam levados em conta como parte essencial. Quando as trocas de informações são compreendidas de forma eficiente, junto com as crenças bem definidas e aceitas pelo público interno – e este em sintonia com o perfil da empresa - a C.I é bem estruturada, podendo gerar muitos beneficios e impedir problemas e crises.

Pensamento sistêmico em comunicação interna

Em uma atualidade em que a comunicação está cada vez mais rápida e os processos cada vez mais burocráticos é difícil lembrar que uma organização é como um organismo, em que cada parte tem sua função específica, mas todas são interdependentes e possuem o mesmo objetivo.
É válido lembrar que a burocracia é necessária por organizar processos facilitando o trabalho e sua demanda, porém as organizações vem se perdendo em processos e os funcionários se esquecem de que seu trabalho depende de outras áreas que não a dele. Nessa situação o gestor de comunicação interna deve entender a organização como um todo e fazer com que os fluxos de informação circulem de maneira direcionada e padronizada para que o discurso seja unificado, caso o contrário conflitos internos podem ocorrer.
Compreender que é necessário um enfoque holístico, ter ferramentas para feedback, sempre objetivar o alcance de metas é a chave para o pensamento sistêmico, porém não se pode esquecer que dentro desse sistema ainda há hierarquia. E é importante observar que este sistema estará sempre sujeito à entropia(forças as quais um sistema está sujeito que seguem para a desordem).
A boa gestão de comunicação interna é aquela que segue essa linha de raciocínio e compreende cada função do sistema, sua ordem processual, e o perfil singular de cada pessoa em qualquer área da empresa, reconhecendo também os limites de cada uma. Dessa forma pode-se usar das ferramentas de comunicação atuais com um discurso dirigido e unificado para a boa compreensão e aceitação da mensagem organizacional, além de estimular um espírito de integração com ações estratégicas fazendo com que toda organização compreenda suas singularidades e principalmente o pensamento sistêmico.

A Comunicação Interna estabelecida nas organizações

Cada vez mais influente no ambiente organizacional, a área da gestão de Comunicação Interna cresce significantemente. Não podemos fugir da realidade: o mundo empresarial tão complexo que estamos presenciando é composto por pessoas diferentes que baseadas em costumes, cultura e valores diversos precisam se relacionar entre si; os clientes mais exigentes em todos os sentidos nos obrigam a tomar decisões corretas e dar satisfações sempre; e o mercado com concorrências gigantes. As obrigações são maiores, e a mudança deve começar dentro e na organização.

Tendo em vista todo esse cenário, o primeiro post deste Blog tem o objetivo de expor o tema, C.I., de forma mais abrangente, conceituando e destacando suas principais aplicações dentro de uma organização, num contexto atual.

O termo Comunicação Interna surge em um momento em que as empresas necessitam ter um setor responsável pelos seus próprios funcionários. O relacionamento com o seu público externo é essencial, porém, é preciso trabalhar internamente com seus funcionários, os valores e cultura da organização para que  a satisfação do público alvo também seja atingida.

A C.I. bem trabalhada, sempre em conjunto às outras (todas) áreas da empresa, contribuirá para diversos aspectos positivos que resultarão na produtividade e lucratividade da organização. O funcionário bem motivado e engajado com certeza se sentirá responsável pelo sucesso do lugar onde trabalha e gerará produtividade à mesma.

A consolidação de sua identidade, construção da memória, diminuição de riscos e crises são alguns dos principais meios para grandes objetivos da corporação serem atingidos, tais pontos estão diretamente ligados à gerência da C.I.. A empresa e seus funcionários vão gerar um vínculo entre si, tendo como conseqüência a satisfação e comprometimento do público interno, que repassará todos esses valores adquiridos de forma muito positiva aos outros públicos.

A participação e comprometimento do funcionário com todos os processos da empresa, suas metas, suas principais atividades e projetos faz parte de todo um ciclo para um bom andamento e sobrevivência da organização. Por isso, a Comunicação Interna procura trabalhar o fluxo de informações no ambiente para também gerar o bom relacionamento entre essas pessoas.